Billigere bedre Campus

Campus har gjort kursusadministrationen lettere og billigere i Finansministeriets Koncern. Det er en af konklusionerne, som kan drages oven på en kundetilfredshedsundersøgelse, som Økonomistyrelsen har gennemført med to kursusadministrative medarbejdere fra koncernen.
 
I begyndelsen af marts måned gennemførte Økonomistyrelsen (ØS) interviews med to kursusadministrative medarbejdere for at undersøge, hvordan Finansministeriet (FM) har valgt at organisere administrationen af Campus, samt hvilke erfaringer de har gjort efter at have arbejdet med Campus[1].  
 
De interviewede var Tina Lûmond Sprang, HR-medarbejder i Personalestyrelsen (PST) og Jakob Mygind Korsby, student i FM’s Departement (FMD). 

Campus-organisering i FM

I FM’s koncern er der to roller for Campus-ansvarlige. Det er central administrator og lokal administrator.
 
  • Lokal administrator - Der findes en lokaladministrator i hver institution under FM’s koncern fx Jakob i FMD. Han tilføjer e-mail og personaleansvarlig, når medarbejderne tilføjes i Campus. Endvidere agerer han ”praktisk” person for institutionen, dvs. de ansatte kontakter ham, hvis de har udfordringer med Campus. Arbejdsbyrden er 5 - 10 timer om ugen.
  • Centraladministrator – I FM’s koncern findes der en centraladministrator, som er Tina. Hun har samme opgaver som lokaladministratoren for sin egen institution (PST). Derudover står hun for alt kursusadministration for FM’s koncern[2], samt forarbejde til møderne i den koncernfælles kursusgruppe. Arbejdsbyrden er ca. halvdelen af Tinas årsværk.
  • Den Koncernfælles Kursusgruppe – Består af de ovennævnte personer, samt flere af deres personaleansvarlige, i alt syv personer. Den koncernfælles kursusgruppe er et tværgående samarbejde i FM, som PST står for. Gruppen har et medlem fra hver enhed (ØS[3], SES[4], FMD, SCKK[5] og PST og muligvis senere Statens-IT). Gruppen tager beslutning om de fleste kurser, som udbydes i fællesskab i FM’s koncern.

Organisering i Personalestyrelsen

Personalestyrelsens ansatte er tildelt tre af Campus’s brugerroller. De ansatte har slutbrugerrollen, ansatte med personaleansvar har teamlederrollen og de interne undervisere har underviserrollen. Derudover har Tina og hendes chef alle administratorrollerne i Campus.

Tilfredshed med implementering af Campus
Begge interviewede deltog på Campus’s introkursus. Efterfølgende havde Tina et par uger, hvor hun ”legede” med systemet, hvilket hun konstaterer, at: ” Det var nyttigt!”. I den proces havde Tina:”…nærmest spammet supporten i Økonomistyrelsen med spørgsmål”, hvor der var: ”hurtig svar og hvis der ikke havde været en løsning med det samme, så har der været et svar om, at de arbejdede på løsningen, så det har aldrig været noget, som jeg ventede meget længe på”. 
 
Mht. implementeringen af Campus overfor PST’s medarbejdere, så havde institutionen stor succes med at flette det ind i en lancering af ny kompetencestrategi. PST afholdt en mindre event, hvor Campus blev præsenteret via en video.

Tilfredsheden med Campus i det daglige
Tina slog fast, at: ”Campus er ikke svært at bruge”. Det bekræftedes af Jakob, som i det daglige får 5-10 henvendelser i FMD. Henvendelserne drejer sig om fx, at de ansatte skal oprettes i Campus, eller at de ikke kan finde et kursus. Jakob konkluderede afsluttende:” Når man først har fortalt dem, hvordan det virker, så henvender de sig sjældent igen”.
 
På spørgsmålet om Campus har gjort kursusadministrationen lettere svarede Tina, at man tidligere havde benyttet et eksternt firma, som:”…var besværligt og dyrt”. Og fortsatte videre: ”…jeg tror det er blevet nemmere, bl.a. fordi det ikke er en fremmed person, som de (ansatte) skal ud til, men i stedet kan de bare ringe til Tina”.

Opsamling
Overordnet var de to interviewedes erfaringer med Campus gode. I det daglige er systemet nemt at bruge, og det er ligeledes nemt at instruere andre i at benytte det.
 
Slutbrugerne har taget systemet til sig. De kræver måske lidt vejledning lige, når de starter op på at benytte Campus, men de kimer hverken Jakob eller Tina ned i det daglige. For PST var erfaringen også, at medarbejdernes brug af Campus blev ”speedet” op gennem HR-afdelingens lille event.
 
Tina har fundet samarbejdet med ØS godt under implementeringsforløbet. Endvidere synes hun, at ØS’s Rådgivning og Support er gode til at støtte op hendes arbejde i det daglige.


[1] Erfaringerne er opsamlet via interviews med medarbejderne på deres arbejdspladser.
[2] Arbejdsopgaver er følgende ved kursusadministration fx bestilling af kurser, undervisere, forplejning, lokaler osv. styring af deltagerlister, tovholder på aflysninger, fakturering af kursister, evaluering af kurser, modtagelse af læringsefterspørgelser og bestilling af åbne kurser.
[3] Økonomistyrelsen
[4] Slots- og Ejendomsstyrelsen
[5] Statens Center for Kompetence og kvalitetsudvikling