I begyndelsen af marts måned gennemførte Moderniseringsstyrelsens (Tidl. Økonomistyrelsen) interviews med to kursusadministrative medarbejdere for at undersøge, hvordan Finansministeriet (FM) har valgt at organisere administrationen af Campus, samt hvilke erfaringer de har gjort efter at have arbejdet med Campus.
De interviewede var Tina Lûmond Sprang, HR-medarbejder i Personalestyrelsen (PST) og Jakob Mygind Korsby, student i FM’s Departement (FMD).
Campus-organisering i FM
FM’s er organiseret med en central administrator for hele koncernen, lokale administratorer i hver enkelt institution og en koncernfælles kursusgruppe.
Lokale administratorer
Der findes en lokaladministrator i hver institution under FM’s koncern fx Jakob i FMD. Han tilføjer e-mail og personaleansvarlig, når medarbejderne tilføjes i Campus. Endvidere agerer han praktisk person for institutionen, dvs. de ansatte kontakter ham, hvis de har udfordringer med Campus. Arbejdsbyrden er 5 - 10 timer om ugen.
Central administrator
I FM’s koncern er den centrale administrator Tina. Hun har samme opgaver som lokaladministratoren for sin egen institution (PST). Derudover står hun for al kursusadministration for FM’s koncern, samt forarbejde til møderne i den koncernfælles kursusgruppe.
Arbejdsopgaverne omfatter fx bestilling af kurser, undervisere, forplejning, lokaler m.m. Styring af deltagerlister, tovholder på aflysninger, fakturering af kursister, evaluering af kurser, modtagelse af læringsefterspørgelser og bestilling af åbne kurser. Arbejdsbyrden er ca. halvdelen af Tinas årsværk.
Den koncernfælles kursusgruppe
Den koncernfælles kursusgruppe er et tværgående samarbejde i FM, som PST står for. Gruppen har et medlem fra hver enhed (Økonomistyrelsen, Slots- og Ejendomsstyrelsen, Finansministeriets Departement, SCKK og Personalestyrelsen og muligvis senere Statens-IT). Gruppen tager beslutning om de fleste kurser, som udbydes i fællesskab i FM’s koncern.
Tilfredshed med implementering af Campus
Begge interviewede deltog på Campus’s introkursus. Efterfølgende havde Tina et par uger, hvor hun legede med systemet, hvilket hun fandt, rigtig nyttigt. I den proces brugte Tina flittigt supporten for at få svar på sine mange spørgsmål.
Hos supporten får jeg hurtig svar og hvis der ikke havde været en løsning med det samme, så har der været et svar om, at de arbejdede på løsningen, så det har aldrig været noget, som jeg ventede meget længe på”
Mht. implementeringen af Campus overfor PST’s medarbejdere, så havde institutionen stor succes med at flette det ind i en lancering af ny kompetencestrategi. PST afholdt en mindre event, hvor Campus blev præsenteret via en video.
Tilfredsheden med Campus i det daglige
Tina slog fast, at: ”Campus er ikke svært at bruge”. Det bekræftedes af Jakob, som i det daglige får 5-10 henvendelser i FMD. Henvendelserne drejer sig mest om, at de ansatte skal oprettes i Campus, eller at de ikke kan finde et kursus. Jakob konkluderer afsluttende:
Campus er ikke svært at bruge. Når man først har fortalt brugerne, hvordan det virker, så henvender de sig sjældent igen.
På spørgsmålet om Campus har gjort kursusadministrationen lettere svarede Tina, at man tidligere havde benyttet et eksternt firma, som:”…var besværligt og dyrt”. Og fortsatte videre: ”…jeg tror det er blevet nemmere, bl.a. fordi det ikke er en fremmed person, som de (ansatte) skal ud til, men i stedet kan de bare ringe til Tina”.
Opsamling
Overordnet var de to interviewedes erfaringer med Campus gode. I det daglige er systemet nemt at bruge, og det er ligeledes nemt at instruere andre i at benytte det.
Slutbrugerne har taget systemet til sig. De kræver måske lidt vejledning lige, når de starter op på at benytte Campus, men de kimer hverken Jakob eller Tina ned i det daglige. For PST var erfaringen også, at medarbejdernes brug af Campus blev ”speedet” op gennem HR-afdelingens lille event.
Tina har fundet samarbejdet med Moderniseringsstyrelsens godt under implementeringsforløbet. Endvidere synes hun, at Moderniseringsstyrelsens Rådgivning og Support er gode til at støtte op om hendes arbejde i det daglige.